10 prompter för årshjul: förskola, HR, fastighet, vård, förening

Skillnaden mellan en bra och en dålig prompt för ett årshjul är sällan hur smart den är formulerad. Den handlar om hur mycket du berättar. ChatGPT vet ingenting om din verksamhet utom det du skriver, och fyller resten med det som är vanligast.

Därför följer varje prompt nedan samma mönster: vem ni är, vad ni redan har bestämt, och vilket format svaret ska ha. Det sista gör att du kan klistra in svaret direkt i Yearo via Klistra in lista i editorn.

Grundmallen

Alla tio är varianter av den här. Byt ut hakparentesen och lägg till det du vet.

`Gör ett årshjul för [verksamhet och storlek].
Ge mig en tabell med kolumnerna Aktivitet, Kategori, Start och Slut.
Skriv datum som "1 mars", eller bara månaden om aktiviteten pågår hela månaden.
Ta bara med sådant som återkommer varje år, 20–40 rader.
Gruppera i högst sex kategorier. Ingen text före eller efter tabellen.
`

Samma text finns på Gör ett årshjul med ChatGPT, med en knapp som kopierar den. Resten av det här inlägget handlar om vad du lägger till per verksamhet.

Förskola

1. "Förskola med 40 anställda och tre avdelningar. Läsåret börjar i augusti. Utvecklingssamtal hålls i oktober och mars. Ta med skyddsrond, brandövning, likabehandlingsplan och uppföljning av kvalitetsarbetet."
2. "Samma förskola, men bara sådant som rör personalen: medarbetarsamtal, introduktion av vikarier, planeringsdagar och arbetsmiljöarbete."

HR

1. "HR-avdelning på ett tillverkningsföretag med 200 anställda. Medarbetarsamtal i januari och februari, lönerevision i april, budgetunderlag i september. Lägg till rekrytering, introduktion, utbildning och uppföljning av sjukfrånvaro."

Be gärna om det i två omgångar. Först allt som rör personal, sedan allt som rör lagstadgad uppföljning. Du får tydligare kategorier.

Fastighet

1. "Bostadsbolag med 600 lägenheter i tre fastigheter. Ta med besiktningar, filterbyten, brandskyddskontroll, ventilationskontroll, trädgårdsskötsel och hyresförhandling. Hyresförhandlingen avslutas i november."
2. "Samma bolag, men bara de kontroller som kräver extern besiktningsman. Skriv i kolumnen Kategori om det är lagkrav eller egen rutin, och säg om du är osäker."

Den sista meningen i prompt 5 är värd att kopiera till alla andra. Den får assistenten att markera osäkerhet i stället för att gissa tyst.

Vård och omsorg

1. "Kommunalt äldreboende med 60 platser. Ta med patientsäkerhetsberättelse, egenkontroller, läkemedelsgenomgångar, avvikelseuppföljning och utbildning i hygienrutiner. Patientsäkerhetsberättelsen ska vara klar i februari."
2. "Vårdcentral med 25 anställda. Fokusera på kvalitets- och säkerhetsarbete över året, inte på det dagliga flödet."

Förening och styrelse

1. "Bostadsrättsförening med nio styrelseledamöter. Räkenskapsåret är kalenderår. Årsstämman hålls i maj. Ta med bokslut, revision, budget, underhållsplan och avgiftsjustering."
2. "Idrottsförening med sex lag. Säsongen börjar i september. Ta med medlemsavgifter, bidragsansökningar, ledarutbildning och årsmötet i mars."

Den tionde: be om det som saknas

1. "Här är vårt årshjul i dag: [klistra in listan]. Vilka återkommande uppgifter brukar verksamheter som vår ha som inte finns här? Svara i samma tabellformat och bara med det som saknas."

Den fungerar bättre än alla andra när du redan har en grund. Du får två eller tre saker som får dig att tänka "just det", och inte trettio du måste sortera bort.

Vad du ändå måste läsa igenom

Prompten gör svaret bättre, men inte rätt. Datum som du inte angett är fortfarande förslag. Lagkrav ska kontrolleras mot myndigheternas egna sidor, och lokala rutiner kan ChatGPT inte känna till. Mer om var den brukar ha fel finns i Årshjul med AI: vad ChatGPT är bra på, och vad den gissar fel.

Från svar till hjul

Kopiera tabellen, öppna ditt hjul och välj Klistra in lista. Du ser vilka rader som hittades innan något sparas. Vill du slippa kopiera kan du koppla ChatGPT eller Claude direkt till Yearo, och då lägger assistenten in aktiviteterna själv. Hur det går till står på hjälpsidan.

Och vill du hellre börja från en färdig struktur finns mallar att utgå från. Ett årshjul saknar årtal, så det du lägger in nu gäller även nästa år.