Årshjul med AI: vad ChatGPT är bra på, och vad den gissar fel

Den som ska bygga ett årshjul börjar sällan med ett tomt papper av lust. Man börjar med en känsla av att något glöms bort. Skyddsronden, budgeten, medarbetarsamtalen, den där kontrollen som en inspektör frågade om för två år sedan.

Där är en AI-assistent som ChatGPT eller Claude användbar. Men inte på alla punkter, och det är bra att veta vilka innan du litar på listan.

Det ChatGPT är bra på

Att komma på vad som kan höra hemma. Be om "återkommande arbete för en förskola med 40 anställda under ett år" och du får på några sekunder en lista du själv hade behövt en förmiddag och två kollegor för. Skyddsrond, brandövning, utvecklingssamtal, budgetuppföljning, inventering av läkemedel eller kemikalier, beroende på verksamhet.

Den är också bra på att sortera. Ge den femtio rader i oordning och be om kategorier, så får du arbetsmiljö, ekonomi, personal och kvalitet utan att du dragit en enda linje.

Och den är bra på att fylla luckor. Skriv vad ni redan har, be den säga vad som saknas. Ofta är det två eller tre saker som får dig att tänka "just det".

Det den gissar fel

Tre saker återkommer.

Datum. ChatGPT sätter gärna skyddsronden i mars och budgeten i oktober, för det är vanligt. Men om er budget ska vara klar i september, eller er revision sker i maj, vet den inte det. Den väljer det som låter rimligt. Alla datum i en AI-lista är förslag tills du har gått igenom dem.

Lagkrav. Assistenten blandar ihop vad lagen kräver, vad en föreskrift rekommenderar och vad som är god sed. Den kan nämna en kontroll som låter obligatorisk men inte är det, och missa en som är det. Det gäller särskilt intervall: "årligen" kan vara rätt för en verksamhet och fel för en annan. Kontrollera lagkrav mot Arbetsmiljöverkets eller Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps egna sidor, inte mot chattens självsäkra ton.

Lokala rutiner. Er rutin för avvikelser, er policy för medarbetarsamtal, vem som är ansvarig för vad. Allt som är specifikt för er organisation kan den inte veta. Den hittar på något som liknar en rutin.

En enkel arbetsdelning

Låt ChatGPT göra första utkastet och ställ själv de tre frågorna på varje rad: stämmer månaden, stämmer kravet, stämmer det här hos oss?

Det går fortare än det låter. En lista på trettio aktiviteter tar tjugo minuter att gå igenom när den väl finns. Utan utkastet tar samma arbete en halv dag.

Och skriv in vad du vet i prompten från början. "Vi stänger böckerna sista februari. Medarbetarsamtalen sker i januari och februari. Skyddsronden gör vi i april och oktober." Då slipper du rätta de datumen efteråt.

Från chatten till hjulet

En lista i en chatt är ingen plan. Den behöver ligga någonstans där den kan flyttas, delas och visas för ledningsgruppen.

Det finns två vägar in i Yearo. Du kan koppla ChatGPT eller Claude direkt till ditt konto, så lägger assistenten in aktiviteterna själv. Eller så ber du om en tabell, kopierar den och väljer Klistra in lista i editorn. Du ser vilka rader som hittades innan något sparas, och det är då du gör din kontroll. Prompten som ger rätt format finns på Gör ett årshjul med ChatGPT, och en genomgång av kopplingen på hjälpsidan.

Har du hellre en färdig utgångspunkt än ett utkast från noll finns mallar för arbetsmiljö, HR och ekonomi. Du kan också börja med en mall och be assistenten lägga till det som saknas.

Ett årshjul har inget årtal. Det som är rätt i år är rätt nästa år också, så den tid du lägger på att kontrollera listan nu betalar sig varje gång hjulet går runt.