Arbetstidsförläggning & Semester 2026 – Få Koll på Årsplaneringen på 5 Minuter

Varje vår är det samma historia. Excel-arken med semesterönskemål som inte går ihop. PowerPoint-bilder med arbetstidsscheman som ingen förstår. Övertid som rinner iväg utan uppföljning. Och när Arbetsmiljöverket dyker upp med inspektion kan du inte visa hur ni faktiskt följer upp arbetstidslagen.

Det finns ett enklare sätt. Ett som gör både semesterplanering och arbetstidsförläggning visuellt, transparent och faktiskt kul att jobba med. På exakt 5 minuter.

Utmaningarna med Arbetstidsplanering och Semesteruttag

De flesta arbetsgivare kämpar med samma problematik:

Semestertetris som aldrig går ihop Alla vill ha fyra veckor i juli. Föräldrar med småbarn kräver ledighet när förskolan stänger. Kollektivavtalet ger vissa medarbetare extradagar vid 40 år. Och du ska samtidigt säkerställa drift och bemanning.

Arbetstidsförläggning som ingen har koll på Enligt Arbetstidslagen (1982:673) ska arbetsgivaren förlägga arbetstid så att varje arbetstagare får 11 timmars sammanhängande dygnsvila och minst 36 timmars veckovila per sjudagarsperiod. Men hur visualiserar du det över en helårsplanering?

Övertid som inte följs upp systematiskt Arbetsmiljöverkets föreskrifter kräver att arbetsgivaren håller reda på hur mycket de anställda jobbar. Övertid ska bara användas vid särskilt behov – inte som planerad lösning. Ändå saknas ofta strukturerad uppföljning.

Huvudsemester enligt Semesterlagen Semesterlagen (1977:480) ger alla anställda rätt till fyra sammanhängande veckors semester under juni-augusti. Besked om huvudsemester ska lämnas senast två månader i förväg. Men när alla ska få sin rätt samtidigt blir det snabbt rörigt.

De flesta arbetsgivare löser detta med en kombination av Excel-listor, e-postutväxlingar och muntliga överenskommelser. Det fungerar tills det inte gör det längre.

Vad Säger Lagen Egentligen?

För att få struktur på arbetstidsförläggning och semesterplanering behöver du förstå vad som faktiskt är lagkrav:

Arbetstidslagen (ATL)

Enligt Arbetstidslagen gäller:

• Ordinarie arbetstid: Max 40 timmar per vecka
• Total arbetstid: Max 48 timmar under en sjudagarsperiod (beräknat över 4 månader)
• Dygnsvila: Minst 11 timmar sammanhängande vila per 24 timmar
• Veckovila: Minst 36 timmar sammanhängande vila per sjudagarsperiod
• Övertid: Får endast användas vid särskilt behov, inte som planerad lösning

Arbetsmiljöverket har tillsyn över efterlevnaden. Vid inspektion vill de se att du har koll på arbetstidsförläggning, viloperioder och övertidsuppföljning.

Semesterlagen

Semesterlagen reglerar:

• 25 semesterdagar per år för alla anställda
• Huvudsemester: Rätt till fyra sammanhängande veckor under juni-augusti
• Besked: Arbetsgivaren ska meddela semesteruttag minst två månader i förväg
• Sparande: Minst 20 dagar måste tas ut årligen, max 5 dagar kan sparas i upp till fem år
• Semesterlön: 12 procent av lönen under intjänandeåret enligt lag (kollektivavtal kan ge mer)

Kollektivavtal och Individuella Överenskommelser

Många branscher har kollektivavtal som ger mer än lagminimum – exempelvis extra semesterdagar vid viss ålder eller särskilda arbetstidsförhållanden. Enligt SKR:s riktlinjer kan även individuella överenskommelser göras om arbetstidsförläggning, men alltid i enlighet med gällande lag och kollektivavtal.

Hur en Visuell Årsplanering Förändrar Allt

Det finns en anledning till varför så många fastnar i Excel-helvetet: De försöker göra något visuellt med verktyg som är gjorda för siffror.

Arbetstidsförläggning och semesterplanering är till sin natur visuellt. Du behöver se:

• När semesterperioder kolliderar – direkt, inte i en lista
• Hur arbetstidsförläggningen fördelas över året – inte i 12 separata scheman
• När övertidsperioder riskerar att hopas – för att agera i förväg
• Vilka veckor som är kritiska för bemanning – så du kan planera för det

Ett årshjul gör exakt detta. Du ser hela året på en gång. Semesterperioder. Arbetstidsförändringar. Uppföljningspunkter. Allt på samma ställe.

Praktisk Månadsplanering för Arbetstid och Semester

Januari – Mars: Planering och Dialog

• Skicka ut semesterinventering till alla medarbetare
• Börja planera arbetstidsförläggning för året
• Granska fjolårets övertidsuttag som underlag för årets planering
• Facklig dialog om kommande arbetstidsförändringar

April – Maj: Semesterbesked och Schema

• Fastställ huvudsemester (besked senast två månader före)
• Slutför arbetstidsschema för sommaren
• Kommunicera semesterplan till hela organisationen
• Säkerställ bemanningsplan för sommaren

Juni – Augusti: Huvudsemester och Uppföljning

• Huvudsemesterperiod enligt Semesterlagen
• Veckovis uppföljning av bemanning och arbetstid
• Dokumentera eventuella avvikelser från planerad arbetstidsförläggning
• Hantera sista minuten-ändringar

September – Oktober: Höstplanering och Komplettering

• Planera restsemester för året
• Granska arbetstidsförläggning inför höstens aktiviteter
• Uppföljning av övertidsuttag hittills under året
• Dialog med medarbetare om resterande semesterdagar

November – December: Årsavslut och Uppföljning

• Julledighetsplanering
• Årlig uppföljning av arbetstidsförläggning enligt AFS 2001:1
• Dokumentera övertidsuttag för hela året
• Planera för nästkommande års semesterår (april-mars)
• Diskutera sparade semesterdagar med medarbetare

Så Skapar du Ditt Årshjul på 5 Minuter

Istället för att bygga från scratch kan du:

1. Välj en färdig mall som redan innehåller de viktigaste punkterna
2. Anpassa datum och aktiviteter till er verksamhet och era kollektivavtal
3. Lägg till era specifika arbetstidsförhållanden och semesterperioder
4. Dela med hela teamet direkt via länk
5. Uppdatera löpande när förändringar sker

Det tar bokstavligen 5 minuter. Och resultatet är något du faktiskt kan visa vid Arbetsmiljöverkets inspektion.

Kom igång med ditt arbetstidshjul

Använd vår färdiga mall →

Vanliga Frågor om Arbetstidsförläggning och Semesterplanering

Måste vi ha skriftliga individuella överenskommelser om arbetstidsförläggning? Ja, enligt Arbetsgivarverkets riktlinjer ska individuella överenskommelser om arbetstidsförläggning alltid vara skriftliga. Facket ska informeras innan avtal tecknas.

Hur länge kan medarbetare spara semesterdagar? Enligt Semesterlagen måste minst 20 dagar tas ut varje år. Maximalt 5 dagar kan sparas i upp till fem år från och med det semesterår de intjänats.

Vad gäller för dygnsvila i oregelbunden arbetstid? Enligt Arbetstidslagen ska 11 timmars dygnsvila ingå i tiden mellan midnatt och kl 05. Vid oregelbunden arbetstid kan avvikelser göras enligt kollektivavtal, men aldrig under 8 timmar.

Hur ofta ska vi följa upp övertidsuttag? Det finns inget exakt lagkrav, men enligt Arbetsmiljöverkets vägledning ska arbetsgivaren löpande följa upp att arbetstidslagen efterlevs. En månatlig eller kvartalsvis uppföljning är god praxis.

Kan vi ha "planerad övertid" i verksamheten? Nej. Enligt Arbetstidslagen ska övertid endast användas vid särskilt behov av ökad arbetstid – det vill säga oförutsägbara händelser. Återkommande "planerad övertid" är inte tillåtet och kan leda till anmärkning vid inspektion.

Sluta Gissa – Börja Planera Visuellt

Den visuella skillnaden mellan ett Excel-ark och ett årshjul är enorm. Men den praktiska skillnaden är ännu större.

Med ett årshjul för arbetstidsförläggning och semesterplanering:

• Ser alla direkt vilka perioder som är bokade
• Behöver du inte förklara samma sak 15 gånger
• Kan du visa strukturerad uppföljning vid inspektion
• Slipper du semesterkonflikter i sista minuten
• Får du faktiskt koll på övertidsuttag
• Uppfyller du kraven i Arbetstidslagen och Semesterlagen

Och när Arbetsmiljöverket frågar hur ni följer upp arbetstidsförläggningen kan du visa något konkret. Något snyggt. Något som faktiskt fungerar.

Ta 5 minuter idag. Skapa ett årshjul. Och slipp allt administrativt kaos resten av året.

Kom igång med Yearo – 99 SEK/månad →